Introdução: tecnologia e experiência unidas para transformar a gestão

Quando o assunto é administração de associações, poucas pessoas conhecem tão bem os desafios quanto Ghuto César. Com mais de 15 anos de experiência como BPO financeiro especializado em associações, ele já vivenciou todo tipo de cenário: trocas de diretoria, prestações de contas complexas, cadastros confusos e sistemas que não “conversam” entre si. Hoje, ele é responsável pela gestão operacional da Associação Brasileira de Psicologia do Tráfego (ABRAPSIT) e tem um recado direto: adaptar ferramentas genéricas para o dia a dia de uma associação não funciona no longo prazo.

“O maior desafio era tentar adaptar ferramentas genéricas do mercado para o cenário de associações, que é praticamente um universo à parte. A linguagem era diferente, nada conversava diretamente com a nossa realidade e tudo precisava ser adaptado, o que gerava retrabalho e desgaste.” — Ghuto César, BPO da ABRAPSIT

Fundada em 2015, a ABRAPSIT reúne psicólogos, pesquisadores e estudantes dedicados a desenvolver a Psicologia do Tráfego no Brasil. Mas, por trás das ações científicas e institucionais, a gestão administrativa enfrentava entraves que comprometiam a eficiência e o foco da equipe.

Antes da Softaliza: retrabalho e falta de padronização

A rotina da ABRAPSIT antes da plataforma de gestão de associados da Softaliza era marcada por processos manuais e fragmentados. Cadastros eram mantidos em planilhas, cobranças eram feitas em sistemas separados e documentos oficiais, como declarações e carteirinhas, exigiam emissão manual e conferências repetitivas.

Cada nova diretoria encontrava um cenário diferente, sem processos padronizados e com alta dependência de pessoas para executar tarefas rotineiras. Isso aumentava o risco de erros, atrasava decisões e desviava tempo daquilo que realmente importava: engajar associados e desenvolver projetos científicos.

Ghuto resume bem o cenário:

“Era como se estivéssemos sempre improvisando. Cada solução nova precisava ser adaptada, e isso significava retrabalho e perda de produtividade. A cada troca de gestão, o esforço para recomeçar era enorme.”

A virada: a Softaliza entra em campo

A solução veio com a Softaliza, que apresentou uma plataforma de gestão de associados desenvolvida especificamente para o setor associativo. Não se tratava apenas de tecnologia, mas de um ambiente que já falava a “língua” das associações.

“A Softaliza trouxe um ambiente próprio para a linguagem e a necessidade das associações. Recursos como declaração de associado, emissão de carteirinha, pagamento integrado e um painel simples e objetivo para o presidente, com o que realmente importa, fizeram muita diferença.”

Com a implementação, todos os processos passaram a acontecer dentro de um único sistema. A emissão de declarações e carteirinhas se tornou instantânea, o controle de pagamentos ficou integrado e a diretoria ganhou acesso a indicadores estratégicos em tempo real.

Benefícios percebidos na prática

Para Ghuto, que atua diariamente dentro de diferentes associações, o impacto foi imediato. O retrabalho caiu drasticamente, os processos foram padronizados e a troca de diretoria deixou de ser um momento de risco para a operação.

“Lidar com associações é um trabalho de longo prazo, mas ter um ambiente único, centralizado e feito sob medida já é um grande benefício. As dificuldades hoje estão muito mais ligadas à dinâmica interna das associações do que à ferramenta em si.”

A experiência do associado também melhorou. Agora, qualquer membro pode obter sua declaração ou carteirinha em poucos segundos, sem depender de trocas de e-mails ou prazos de resposta. Além disso, a diretoria consegue acompanhar a adimplência, planejar campanhas de renovação e ter clareza sobre a saúde financeira da entidade.

Outro ponto que contribui para essa boa experiência é o suporte contínuo oferecido pela Softaliza. Com um atendimento personalizado e integrado ao WhatsApp, as demandas das associações são resolvidas com agilidade, fortalecendo a relação com os associados e garantindo que a diretoria tenha respostas rápidas sempre que precisar.

O papel do BPO na maximização dos resultados

Um dos diferenciais desse caso é que a plataforma da Softaliza não ficou parada, esperando alguém explorá-la. Ghuto assumiu a responsabilidade de implementar e manter a ferramenta integrada ao seu serviço de BPO, garantindo que ela fosse utilizada em todo o seu potencial.

“Sem dúvida recomendaria para outras associações. Falo como alguém que atua há mais de 15 anos como BPO financeiro especializado em associações e entende profundamente a dinâmica do terceiro setor: troca de diretoria, prestação de contas, rotinas administrativas. A Softaliza se torna uma grande aliada do meu trabalho, porque além de fornecer a estrutura tecnológica, ela se integra ao meu serviço de gestão terceirizada, no qual implanto e faço a manutenção da ferramenta. Isso é essencial, pois muitas vezes os presidentes e responsáveis não têm tempo ou conhecimento para aplicar tudo sozinhos.”

Essa combinação — tecnologia sob medida + operação profissional — garante que a plataforma não seja apenas uma ferramenta disponível, mas um ativo estratégico que sustenta a operação e fortalece a governança.

Por que este case é relevante para outras associações

O caso da ABRAPSIT mostra que as dores enfrentadas por associações científicas são recorrentes: dados espalhados, processos manuais, dificuldade em emitir documentos rapidamente e falta de visibilidade para a diretoria. E reforça que tentar adaptar ferramentas genéricas costuma gerar mais problemas do que soluções.

Com a Softaliza, a ABRAPSIT passou a contar com:

• Um ambiente único e centralizado, eliminando redundâncias e erros.
• Padronização de processos, garantindo continuidade nas trocas de diretoria.
• Agilidade na emissão de documentos e comunicação com associados.
• Controle financeiro integrado, com relatórios claros e conciliação automática.
• Indicadores estratégicos sempre à disposição da presidência e conselho.

Este não é o único exemplo de transformação proporcionada pela Softaliza. No nosso estudo de caso com a LBE, mostramos como uma liga nacional de eSports conseguiu aumentar a arrecadação e ganhar agilidade na gestão ao centralizar tudo na plataforma.

Conclusão: tecnologia e experiência como parceiras do crescimento

A experiência de Ghuto e da ABRAPSIT com a Softaliza deixa claro que a plataforma de gestão de associados certa não é apenas um software, mas um parceiro estratégico. Ao unir tecnologia especializada e operação qualificada, a associação conquistou mais eficiência, previsibilidade e governança, liberando tempo e energia para focar no que realmente importa: fortalecer sua comunidade e ampliar seu impacto.

Se a sua associação enfrenta problemas semelhantes, é hora de considerar um caminho diferente.

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