Evento online: checklist com as etapas necessárias

checklist eventos online

Os eventos online são a nova tendência nas mais diversas áreas. Por essa razão, é importante entender como planejá-lo e colocá-lo em prática. Assim, pode fazer com que tudo saia como desejado, de forma agradável para seus convidados.

Ao contrário do que muitos acreditam, não são apenas as grandes empresas que estão aderindo esse método. Pois, graças à quarentena, proibiu-se a aglomeração. Com isso, foi preciso encontrar um meio virtual para esses momentos.

Saber como ministrar um festival ou reunião é um ponto necessário. Por isso, é essencial que preste atenção e siga todas as etapas propostas. Dessa maneira, seus eventos serão um sucesso.

O que é e como funciona um check list evento online 

Um checklist é uma ferramenta de organização. Então, nele são anotadas todas as atividades que devem ser feitas para que seu evento aconteça. Por exemplo, orçamento de som, compra de uma câmera, disparo de convites.

Quando há uma experiência virtual, é importante saber como proporcionar um conforto para os convidados. Portanto, o controle sobre todas as etapas é indispensável. Desse modo, contar com uma lista de programação pode ser o melhor truque.

Um checklist de evento online serve para que tenha essa possibilidade. Ou seja, você pode controlar desde o planejamento até a transmissão. Além disso, determina as atividades antes de seu acontecimento.

Seu funcionamento é muito simples. Após definir todas as tarefas e delegar funções, basta preencher quais foram cumpridos. Logo, saberá quanto falta para que seu evento esteja pronto. 

Por que fazer um check list de eventos online?

Com um check list de evento, é possível coordenar as ações a serem feitas durante a organização. Também, há possibilidade de manter uma boa comunicação, permitindo menos imprevistos.

Desde o início da pandemia, as pessoas passaram a se questionar e analisar como os eventos ocorreriam. Com isso, o uso do meio virtual para essas ocasiões passou a crescer. Visto que, com a internet, todos poderiam comparecer sem sair de casa. 

O problema encontrado ao adotar o veículo digital foi a dificuldade em programar. Assim, o uso de listas se fez mais presente. Afinal, garante que tudo possa ser feito com cuidado e precisão.

Mesmo que não haja uso de um espaço físico, ainda é preciso se preocupar com os equipamentos. Por essa razão, ter certeza de que eles serão testados é imprescindível. Então, o uso da lista pode fazer com que não se esqueça desse detalhe.

Todo o processo de organização pode ser elaborado com essa ferramenta. Desse modo, é mais certo de que não deixará alguma coisa passar. Logo, seu planejamento é feito sem dificuldade.

Os tópicos podem ser elaborados de acordo com as suas necessidades. Logo, a funcionalidade é clara e muito valorizada. Portanto, não deixe de testar esse método ao longo do seus eventos online

Como fazer e quais  são as etapas de um check list de eventos de sucesso 

Todas as atividades da organização devem estar presentes na sua lista. Sendo assim, uma boa dica é dividir em três etapas. Então, são:

  • Pré;
  • Evento;
  • Pós.

Em cada um desses tópicos existem assuntos a serem tratados de acordo com seu desejo. Pois, o evento é único e tem suas necessidades específicas.

Pré-evento

É a fase inicial, sendo um dos momentos mais importantes. Afinal, serão colocadas as primeiras decisões sobre a organização. Ou seja, o tipo de evento, tema, palestrantes, plataforma e coisas relacionadas.

Nesse tópico, precisa conter algumas coisas que não faltam dentro de um checklist de evento online. Assim, veja a seguir as ideias principais:

  • Espaço confortável,com tomadas e boa iluminação;
  • Duração do evento;
  • Melhor banda larga;
  • Palestrantes;
  • Equipamentos necessários;
  • Site do evento;
  • Plataforma de transmissão;
  • Divulgação.

Evento

Este é o momento que precisa de atenção extrema para que não haja atrasos. Portanto, os participantes estarão no conforto de sua casa, com várias distrações. Então, é preciso chamar atenção e manter um conteúdo de qualidade, veja a seguir algumas necessidades:

  • Alta velocidade da internet;
  • Bom funcionamento e qualidade da câmera;
  • Baterias extras e extensões por perto;
  • Som e microfone ajustados;
  • Boa iluminação;
  • Vídeos e slides preparados para a apresentação;
  • Garantir que os equipamentos dos convidados estão funcionando.

Pós-evento

O último momento basea-se no fechamento dos eventos online. Dessa maneira, existem algumas coisas pontuais a serem feitas:

  • Enviar e-mails agradecendo a participação;
  • Em caso de ser algo profissional, enviar certificados e colher feedback é aconselhável.

Três dicas para fazer um check list de eventos online completo

Ao montar sua lista, existem alguns métodos que podem ser usados. Com eles, sua experiência será mais prática e terá mais chances de ocorrer como deseja. Por isso, veja as nossas três dicas especiais.

1 – Organize-se com antecedência

A primeira é focada na organização, podendo ser considerada parte inicial do seu checklist de evento online. Pois, se ele é planejado com antecedência, é possível se preparar para possíveis imprevistos.

Com organização você garante que não esqueça nenhum detalhe. Sendo assim, terá um resultado de qualidade e sem dores de cabeça.

2 – Mantenha comunicação com a sua equipe

Ter certeza de que todos estão cientes de como tudo funcionará é a solução contra erros primários. Também é importante saber como estão os equipamentos de cada um deles. Dessa forma, poderá ter segurança na execução.

3 – Faça com que seu público tenha expectativa

No pré-evento da sua checklist de evento online há o período de divulgação. Assim, é fácil de conseguir obter números maiores de acessos. Então, não deixe de trabalhar nesse ponto.

Aproveitar para já preparar os espectadores para o próximo evento é uma dica bônus. Pois isso fará com que eles já se interessem e marquem a data com antecedência. Além disso, há mais chances de compartilharem com seus amigos.

Faça eventos online

Após aprender sobre o planejamento de um evento, é possível ver que é algo que precisa de atenção. Visto que, existem diversas coisas que devem ser feitas durante esse processo. 

Sabendo sobre essa necessidade, a Softaliza pode ser sua melhor opção. Portanto, ela te ajuda a realizar os seus eventos online com facilidade.

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