É Importante fazer um checklist para organização de eventos online?

Entenda como a organização adequada pode tornar o seu evento ainda melhor, utilizando o checklist para a organizar eventos online.

Embora já fossem muito relevantes, os eventos online acabaram ganhando uma importância muito maior em um contexto de pandemia, pois foi por meio deles que vários eventos presenciais puderam continuar acontecendo. Por isso, o Checklist pode ser uma ferramenta fundamental para a organização de eventos online!

Além disso, existem muitos eventos que sempre acontecem somente pela Internet, o que mostra como esse mercado tem muito potencial. Justamente por esse motivo, é muito importante que você comece a dar mais importância para estes eventos.

De qualquer forma, é improvável que o seu evento online consiga alcançar ótimos resultados sem ter uma organização realmente exemplar. De fato, é por conta disso que um Checklist é tão importante.

Ao longo deste conteúdo nós vamos falar um pouco mais sobre este assunto, então preste muita atenção e entenda tudo sobre o checklist!

O que é um checklist?

Um Checklist é uma lista de verificação, a partir da qual podemos analisar quais são as ações que devem ser feitas e quais delas já foram realizadas. A partir daí pode se ter um controle maior sobre todas as etapas de um determinado processo, ou nesse caso, um evento online.

Esse tipo de lista é tão efetiva pois consegue enumerar de maneira praticamente infalível o que deve ser feito, impedindo assim que a nossa mente venha a nos pregar peças inconscientemente.

Um exemplo clássico de checklist é a lista de tarefas, que irá apontar as tarefas que precisam ser feitas e aquelas que ainda não foram. Em suma, não há complexo em relação a um checklist, sendo que mesmo sendo uma ferramenta muito simples, ele se mostra cada vez mais efetivo para diversas finalidades. O Checklist pode ser uma ferramenta fundamental para a organização de eventos online!

Como estruturar um checklist para o seu evento online?

A estruturação de um checklist para o seu evento online é muito simples, mas precisa ser feita da forma certa para poder ser efetiva.

O ideal é separar o seu evento em 3 etapas:

  1. Pré-evento;
  2. Evento;
  3. Pós-evento.

Cada uma dessas etapas possui suas próprias necessidades e construir um checklist baseado em cada uma delas ajuda a manter uma boa organização, potencializando assim o sucesso do evento.

A seguir nós vamos falar sobre cada uma dessas etapas e mostrar como o checklist deve ser construído para cada uma delas:

Checklist para o pré-evento

Durante o pré-evento suas maiores preocupações devem estar relacionadas a estruturação do evento e ao alcance de pessoas. Afinal. são essas duas coisas que forma um evento.

Neste checklist é preciso:

  • Verificar se o site já foi colocado no ar;
  • Analisar se os links estão funcionando e se estão sendo trackeados corretamente;
  • Ajustar tudo o que for necessário para que o evento possa rodar sem problemas;
  • Contatar a provedora de hospedagem para o caso de haver situações emergenciais;
  • Estruturar as estratégias de comunicação;
  • Divulgar o evento nas redes sociais;
  • Criar ofertas de conteúdo para atrair pessoas;
  • Investir em mídia paga;
  • Entre outros.

Esses são apenas alguns dos elementos que precisam estar presentes no seu checklist pré-evento, sendo que cada um deles pode se desdobrar em novas e variadas tarefas. Aliás, é muito importante que isso aconteça.

Quando mais específico o seu checklist for maiores são as chances de que ele seja cumprido corretamente.

A Softaliza oferece excelentes soluções para seu evento online, te auxiliando em todas as etapas do evento, desde a elaboração do site e plataforma personaizada, até as etapas de pós-evento.

Checklist para o evento

O Checklist para o evento costuma ser um pouco mais prático, pois como as coisas estão acontecendo em tempo real, é preciso garantir que tudo corra bem. 

Entre os elementos que não podem faltar nesse checklist nós podemos citar:

  • Verificação constante do site, áudio, imagens, vídeos e demais aspectos estruturais e técnicos;
  • Acompanhamento e moderação de interações e comentários;
  • Divulgação de início do evento para aqueles que se inscreveram;
  • Entre outros.

Em síntese, o mais importante durante o evento é garantir que a audiência consiga captar a mensagem que está sendo exibida sem nenhuma dificuldade. Uma vez que isso seja feito, praticamente todo o processo do evento já estará garantido.

Checklist para o pós-evento

Após o evento, sua principal preocupação deve ser orientar e ajudar as pessoas, entregar materiais prometidos, verificar a satisfação daqueles que participaram e assim por diante.

Ou seja, você deve seguir uma linha mais voltada para a fidelização da sua audiência. Acompanhe ela e faça todo o possível para que a experiência do evento online não termine ali, mas sim continue com ela.

Quais são as vantagens de se fazer um checklist para o seu evento online?

Veja a seguir quais são as principais vantagens de se fazer um checklist para o seu evento online:

Melhoria na organização

Graças ao checklist é possível ter mais organização sobre as tarefas que vão ser feitas, de modo que todos passam a saber o que precisa ser feito.

Essa organização reflete diretamente na qualidade do evento, pois como tudo será feito da forma certa, não há como o resultado fugir da excelência.

Aumento na produtividade

Quando não há uma clareza a respeito do que deve ser feito, é natural que muito tempo seja perdido com questões que são insignificantes.

Com um checklist isso não acontece, pois todos os envolvidos sabem o que deve ser feito, reduzindo o tempo entre tarefas.

Vale lembrar que produtividade não significa apenas fazer o maior número de coisas possíveis, mas sim fazer as coisas que são realmente importantes e podem dar resultados, sendo que isso é um dos principais pontos que tangem o uso dos checklists.

Melhora o foco

Como algumas tarefas são definidas de forma clara, todo o resto passa a ser ignorado, o que aumenta o foco de todos os envolvidos nesse processo.

Com mais foco o resultado tende a ser melhor, além de haver uma redução no tempo gasto para que o evento seja estruturado.

Gera mais segurança

Como se sabe precisamente o que deve ser feito, as tarefas podem ser delegadas de acordo com seu grau de dificuldade e com a capacidade das pessoas envolvidas.

Isso melhora a segurança do processo, pois garante que tudo será feito da melhor maneira possível.

Como você pôde perceber, o Checklist pode ser uma ferramenta fundamental para a organização de eventos online. Comece a montar o seu e veja seu evento ser um grande sucesso!

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