Organizar a parte científica de um congresso, simpósio ou encontro acadêmico é uma das tarefas mais complexas na gestão de eventos. Receber submissões, distribuir artigos para avaliadores, garantir o anonimato no processo de revisão, definir critérios, acompanhar prazos e comunicar resultados aos autores — tudo isso precisa funcionar de forma integrada e sem falhas. Quando o processo depende de e-mails, planilhas e formulários avulsos, o risco de erro cresce e a experiência de autores e avaliadores sofre.
A Softaliza desenvolveu um módulo completo de gestão científica que centraliza todo o fluxo de submissão e avaliação de artigos em uma única plataforma. Do cadastro das regras até a publicação dos aceites, cada etapa é configurável, e o organizador acompanha tudo em tempo real por um dashboard intuitivo. Neste post, mostramos em detalhe como cada funcionalidade opera e por que ela faz diferença na prática.
Dashboard do organizador: visão completa em uma tela
O ponto de partida do módulo de gestão científica é o dashboard do organizador. Assim que o evento é criado e o módulo de submissão é ativado, o organizador acessa uma tela que mostra em tempo real o número de artigos submetidos, coordenadores cadastrados, avaliadores ativos e avaliações realizadas. Ao lado, um checklist visual indica o progresso da configuração: regras de submissão, regras de avaliação, categorias, áreas temáticas, comissões e publicação do módulo. Cada item muda de status conforme é preenchido, de modo que o organizador sabe exatamente o que já está pronto e o que ainda precisa de atenção.
Na parte inferior do dashboard, gráficos mostram a distribuição de artigos por categoria de submissão e por área temática, além de contadores de artigos aceitos, rejeitados, pendentes e devolvidos para revisão. Essa visão consolidada evita que o organizador precise navegar por várias telas para entender a situação geral da gestão científica do evento.
Regras de submissão: configuração granular em sete abas
A configuração das regras de submissão é dividida em sete abas, cada uma dedicada a um aspecto do processo. Essa estrutura permite que o organizador defina com precisão como as submissões devem funcionar, sem deixar lacunas.
Datas e prazos
A primeira aba permite definir o prazo inicial e final de submissão, com possibilidade de prorrogação. Também são configurados os prazos de avaliação (início e fim) e a data de liberação dos aceites, que é o momento em que os autores recebem o resultado da avaliação por e-mail. Há ainda a opção de divulgar publicamente a lista de artigos aceitos no site do evento e de permitir pré-inscrição nas submissões. Essa separação clara de datas garante que o cronograma científico do evento esteja organizado desde o início.
Arquivos e formatos
Na aba de arquivos, o organizador define se a submissão aceita apenas resumo ou resumo acompanhado de arquivo completo. É possível configurar o formato de arquivo permitido (por exemplo, apenas PDF), o limite de arquivos por submissão, o limite de caracteres do resumo e de palavras. Há também a opção de habilitar submissões anônimas, escolhendo quais perfis de usuário podem ver os arquivos identificados — apenas o dono do evento, apenas os coordenadores, ou ambos. Essa configuração é essencial para eventos que adotam avaliação cega.
Versão final
Após a avaliação, muitos eventos exigem que os autores enviem uma versão revisada do artigo. A aba de versão final permite habilitar essa funcionalidade, com opções para permitir o envio da versão final após correções e para permitir a edição dos artigos mesmo após o fim do período de submissão. Isso dá flexibilidade ao organizador para gerenciar o fluxo pós-avaliação sem comprometer os prazos.
Regras gerais
A aba de regras permite exigir palavras-chave nas submissões (com número máximo configurável), incluir campo para apoio financeiro à submissão e anexar o edital ou documento com as regras completas do evento. Há também a possibilidade de subir um template de submissão para padronizar os trabalhos recebidos. Um diferencial é o botão de geração de descrição da chamada para trabalhos com auxílio de inteligência artificial, o que agiliza a criação do texto institucional que será exibido para os autores.
Autores e coautores
Nesta aba, o organizador define se o responsável pela submissão precisa estar com a inscrição adimplente para submeter, o limite de artigos por autor e por coautor, e se os coautores precisam estar inscritos no evento. Há um campo para instruções sobre o preenchimento da instituição dos autores, com suporte a tradução em inglês e espanhol. Essa configuração é importante para eventos internacionais ou que publicam anais bilíngues.
Apresentação
A aba de apresentação permite solicitar a indicação do apresentador do artigo (autor ou coautor) e configurar a modalidade de apresentação — tanto a preferencial indicada pelos autores quanto a oficial definida pelos organizadores. Isso facilita a montagem da programação do evento, já que o organizador sabe de antemão quem apresentará cada trabalho e em qual formato.
Áreas temáticas e termos
A última aba permite configurar se é obrigatório escolher um tópico ou área temática ao submeter, definir o limite de áreas por artigo e personalizar o termo de exibição (caso o evento use outra nomenclatura, como “eixo temático” ou “grupo de trabalho”). Tudo com suporte a tradução em português, inglês e espanhol.
Categorias de submissão e áreas temáticas
Além das regras, o organizador configura as categorias de submissão (por exemplo, pôster, comunicação oral, artigo completo) e as áreas temáticas do evento (por exemplo, Biologia, Biomarcadores). Cada categoria pode ter áreas temáticas vinculadas, de modo que o autor escolhe a combinação correta no momento da submissão. Essa estrutura garante que os trabalhos sejam classificados corretamente desde a entrada, facilitando a distribuição para avaliadores especializados.
Formulário de submissão personalizável
O formulário que o autor preenche ao submeter um trabalho é totalmente personalizável. Os campos padrão incluem título, categoria, área temática, resumo (com editor de texto rico), palavras-chave e upload de arquivo. Além desses, o organizador pode adicionar campos personalizados com diferentes tipos de resposta: resposta curta, resposta longa, numérico, lista suspensa, escolha única, verdadeiro/falso e arquivo. Isso permite adaptar o formulário à realidade de cada evento, sem depender de formulários externos ou adaptações manuais.
Os dados do autor principal (nome, e-mail, instituição) e dos coautores são coletados de forma estruturada, com limite configurável de coautores por artigo. O autor pode indicar o apresentador e visualizar um alerta informando que submissões com arquivos grandes podem levar algum tempo para processar.
Regras de avaliação: Single Blind e Double Blind Peer Review
O módulo de avaliação da Softaliza suporta os dois modelos mais utilizados pela comunidade acadêmica. No Single Blind Peer Review, o avaliador tem acesso aos dados do autor, mas o autor não sabe quem avaliou seu trabalho. No Double Blind Peer Review, nem o avaliador nem o autor têm acesso aos dados um do outro, garantindo total anonimato no processo de revisão.
O organizador configura o número máximo de avaliadores por artigo, a nota mínima para aprovação e se deseja desativar a recomendação de decisão final do avaliador. Também é possível definir as opções de recomendação que o avaliador terá ao finalizar a revisão (aceitar, rejeitar, solicitar revisão, entre outras — tanto em escala simples quanto em escala estendida).
Há campos editáveis para inserir instruções destinadas aos avaliadores e aos coordenadores de área, com editor de texto rico. O organizador também escolhe quais informações da avaliação serão visíveis para os autores após a liberação dos resultados e se a modalidade de apresentação aprovada será incluída no e-mail de decisão final.
Ainda nas regras de avaliação, é possível configurar se o convite do avaliador ao evento precisa de aceite formal e se o convite por artigo individual também exige confirmação. Isso dá controle total sobre o engajamento dos avaliadores no processo.
Critérios de avaliação personalizáveis
Os critérios que compõem o formulário de avaliação também são configuráveis. O organizador pode criar perguntas com diferentes formatos de resposta: resposta curta, resposta longa, numérico, lista suspensa, escolha única, verdadeiro/falso e upload de arquivo. Cada critério pode incluir um campo de comentário do revisor, e o formulário completo pode ser pré-visualizado antes da publicação.
Na prática, isso significa que um evento de medicina pode ter critérios completamente diferentes de um evento de engenharia, e ambos podem ser configurados na mesma plataforma sem qualquer customização técnica. O organizador monta o formulário de avaliação com autonomia total.
Gestão de avaliadores
O módulo de avaliadores permite cadastrar individualmente ou importar avaliadores em lote. Cada avaliador recebe um convite por e-mail para finalizar o cadastro e acessar a plataforma. A listagem mostra nome, e-mail de acesso, e-mail de exibição, instituição e total de artigos atribuídos. O organizador pode vincular avaliadores a artigos específicos e a áreas temáticas, garantindo que cada trabalho seja avaliado por alguém com competência no tema.
Também é possível gerar um relatório de avaliadores por artigos, desabilitar notificações automáticas de associação de trabalho e gerenciar todo o ciclo de vida do avaliador dentro da plataforma — desde o convite até a conclusão da avaliação.
Gestão de avaliações e trabalhos
A seção de gestão de avaliações oferece três visões: avaliação em massa (para agilizar a distribuição de artigos), as avaliações do próprio usuário logado (quando o organizador também atua como avaliador) e todas as avaliações do evento. Na aba de trabalhos, o organizador acessa a listagem completa de artigos submetidos, com filtros, exportação em CSV e XLSX e relatórios de trabalhos.
Há também a funcionalidade de nova submissão pelo painel (para casos em que o organizador precisa inserir um trabalho manualmente) e o módulo de pré-inscrições, que permite gerenciar autores que se cadastraram antes da abertura oficial das submissões.
Por que a gestão científica da Softaliza se diferencia
A maioria das plataformas de eventos trata a gestão científica como um módulo secundário, com configurações limitadas e fluxos rígidos. A Softaliza foi construída para ser o oposto disso. Cada detalhe do processo — desde o formato do resumo até o critério de avaliação — é configurável pelo organizador, sem precisar de suporte técnico para fazer ajustes.
Essa flexibilidade importa porque cada evento científico tem suas particularidades. Um simpósio regional de ciência do solo opera de forma diferente de um congresso internacional de medicina. As regras de submissão, os critérios de avaliação, os prazos e o modelo de revisão são diferentes. Uma plataforma que tenta padronizar tudo acaba forçando o evento a se adaptar ao sistema, quando o correto é o sistema se adaptar ao evento.
Além da configurabilidade, o módulo de gestão científica da Softaliza está integrado ao restante da plataforma de eventos — inscrições, financeiro, credenciamento, certificados e site. Isso elimina a necessidade de usar sistemas separados para cada etapa e garante que os dados fluam de ponta a ponta sem retrabalho.
E como em tudo que a Softaliza entrega, o módulo de gestão científica vem acompanhado de suporte próximo. Cada evento conta com acompanhamento via grupo exclusivo no WhatsApp, onde o organizador pode tirar dúvidas, pedir orientação sobre a configuração e resolver demandas com agilidade.
FAQ — Gestão Científica para Eventos com a Softaliza
O que é o módulo de gestão científica da Softaliza? É um módulo integrado à plataforma de eventos da Softaliza que permite gerenciar todo o fluxo de submissão e avaliação de artigos científicos: desde a configuração de regras e prazos até a distribuição para avaliadores, revisão por pares e publicação dos resultados.
A Softaliza suporta Double Blind Peer Review? Sim. O módulo oferece Single Blind e Double Blind Peer Review. No modelo Double Blind, nem o avaliador nem o autor têm acesso aos dados um do outro, garantindo anonimato total no processo de revisão.
É possível personalizar o formulário de submissão? Sim. Além dos campos padrão (título, resumo, palavras-chave, arquivo), o organizador pode criar campos personalizados com diferentes tipos de resposta: texto curto, texto longo, numérico, lista suspensa, escolha única, verdadeiro/falso e upload de arquivo.
Os critérios de avaliação são configuráveis? Sim. O organizador define livremente quais critérios compõem o formulário de avaliação, com seis tipos de pergunta disponíveis. Cada evento pode ter critérios completamente diferentes, configurados sem necessidade de suporte técnico.
O módulo de gestão científica funciona integrado ao restante da plataforma? Sim. Submissões, avaliações, inscrições, financeiro, credenciamento, certificados e site do evento estão todos integrados na mesma plataforma. Não é necessário usar sistemas separados.
Quantos avaliadores podem ser atribuídos por artigo? O número máximo de avaliadores por artigo é configurável pelo organizador. Também é possível importar avaliadores em lote e vinculá-los a áreas temáticas específicas.
A plataforma permite submissões anônimas? Sim. O organizador pode habilitar o envio de arquivos anônimos e definir quais perfis (dono do evento, coordenadores) têm acesso aos arquivos identificados.
O módulo suporta eventos multilíngues? Sim. Campos como áreas temáticas, instruções de instituição e termos podem ser configurados em português, inglês e espanhol.
