Gestão financeira para eventos

Introdução

O pensamento financeiro está presente em todos os negócios bem sucedidos. Para o setor de eventos, isso não poderia ser diferente. O sucesso de um evento está diretamente ligado a uma série de ações estratégicas e muito planejamento. Por isso, planejar, desde cedo, a gestão financeira do evento, é um ponto decisivo para alcançar os melhores resultados e ter o retorno esperado. 

Se você quer entender melhor a importância de um bom planejamento e gestão financeira, continue a leitura!

O que considerar para uma boa gestão financeira de um evento? 

Existem inúmeros pontos importantes que você deve analisar em uma boa gestão financeira, mas alguns se destacam por serem comuns a todos os tipos de eventos. Por isso, independentemente do tamanho do seu evento, do formato ou finalidade, você deve se atentar a essas variáveis. 

São elas: 

finalidade do evento

Antes de começar a pensar nos possíveis investimentos para o seu evento, é preciso compreender a fundo qual o intuito da realização dele. Então, nessa etapa, você e sua equipe devem se perguntar para quê estamos promovendo este evento? O que esperamos com isso? Quais são os objetivos? 

Nesse momento você também irá definir a sua persona ou o seu público-alvo. Esse ponto é essencial, pois, sem ele, você não conseguirá ter clareza sobre onde investir o seu orçamento. Sabendo quais são os reais motivos para promover o seu evento e o que a sua persona espera dele, ficará mais fácil empregar o seu orçamento no lugar certo. Isso também ajudará a identificar em quais pontos os gastos podem ser cortados. 

formato, data, local ou plataforma de transmissão 

Outro ponto a ser analisado é o formato do seu evento. Hoje essa questão se tornou mais flexível para quem tem orçamentos mais baixos. Você pode optar por eventos presenciais, que, normalmente, são mais caros, eventos online e eventos híbridos

Depois de pensar no objetivo e na persona, você terá as informações necessárias para definir qual o melhor formato.

Definidos esses pontos, é hora de escolher a data e o local e, caso seja online, a plataforma de transmissão. Apesar de não parecer em um primeiro momento, a data e o local influenciam muito no orçamento final de um evento. Afinal, dependendo da etapa do ano, os aluguéis são mais caros. Além disso, a depender do horário, haverá custos adicionais com iluminação. 

Por isso, esses pontos devem ser considerados com antecedência. No caso de um evento online, a pesquisa da plataforma que irá transmitir o seu evento deve ser cautelosamente analisada, pois esse é um dos pontos mais importantes. 

Busque por uma plataforma integrada, que irá oferecer estabilidade e segurança para a sua transmissão, que seja completa e otimize o trabalho de organização, divulgação e relacionamento da sua equipe. 

Imprevistos

Fazer um bom planejamento financeiro é de suma importância para o sucesso do seu evento, mas contar que tudo sairá exatamente como planejado é, no mínimo, muita ingenuidade. 

Promover um evento envolve muitas variáveis, sendo algumas delas imprevisíveis. Por isso, você deve contar com imprevistos financeiros e já no planejamento, reservar um orçamento para a margem de erros que eventualmente acontecerá. 

Organizando a gestão financeira da melhor forma

Até aqui você já sabe quais pontos requerem a sua maior atenção. Chegou a hora de organizar todas as informações e colocar a mão na massa. É agora, com todos esses pontos acima definidos, que você irá começar a, de fato, planejar os gastos.

Por isso: 

Pesquise

Cada decisão a ser tomada, precisa de pesquisa aprofundada. Pesquise sobre os melhores locais para promover o evento, a melhor plataforma de transmissão, caso seja um evento online. Pesquise por bons fornecedores e jamais sacrifique a qualidade da sua entrega em favor de serviços baratos. 

Pesquise por bons palestrantes, suas reputações, seus resultados, a demanda do público por eles. Enfim, antes de fazer qualquer contratação para o seu evento, pesquise a fundo as melhores opções, para, assim, não fazer parcerias ruins e comprometer o seu orçamento. 

Estabeleça os custos totais do evento

Na hora de colocar na ponta do lápis quais serão os custos, é preciso entender que existem diferentes tipos de gastos. Eles podem ser fixos ou variáveis. Veja a diferença: 

Gastos fixos: São aqueles que não mudam, independentemente do tamanho do seu público. Gastos como divulgação, local, som, mobiliário, palestrantes, entre outros que permanecerão os mesmos se a aderência ao seu evento for grande ou pequena. 

Gastos variáveis: Em contrapartida, os gastos variáveis são aqueles que se alteram de acordo com o tamanho do seu público. Então, gastos como coffe break, crachás, material de apoio, entre outros. 

Definidos quais são os custos fixos e variáveis, você terá uma base de qual será o seu investimento total. Mas, tendo muitos custos variáveis, a sua margem de erro deverá ser maior, afinal você não tem controle sobre o número total de inscritos. 

Busque patrocinadores 

Para otimizar os custos, você pode buscar bons patrocinadores para financiar algumas partes do seu evento. Assim, você conseguirá uma margem financeira maior para melhorar a sua entrega e, como bônus, pode criar excelentes vínculos de parcerias. 

A escolha de bons patrocinadores, pode alavancar os seus resultados. Por isso, como já dito anteriormente, pesquise muito para encontrar bons parceiros. Para ajudar você nisso, temos um material completo sobre esse assunto. Você pode baixá-lo, clicando no botão abaixo! Boa leitura! 

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– Crie uma planilha de gestão financeira

Pronto, depois de ter em mãos todos esses pontos definidos, você deve organizar todas essas informações para que elas não fiquem perdidas na sua mente e corram o risco de não serem devidamente aplicadas. 

Para isso, você pode criar uma planilha no Excel com todas as suas pesquisas. Organizar o seu orçamento total, os custos fixos e variáveis, os custos de cada contratação, os custos financiados por patrocinadores e, por fim, pode deixar um espaço para calcular o ROI obtido no seu pós-evento. 

Assim, com todas as informações organizadas, ficará claro para você e a sua equipe ver onde o dinheiro foi investido, onde ele foi mal investido, qual foi o retorno sobre o investimento e onde a gestão poderia ser melhorada na próxima vez. 

Dica Softaliza: planeje a gestão financeira com antecedência

Então, para fechar com chave de ouro, temos um conselho para você que está se planejando para promover um evento e já está pensando na parte financeira. PLANEJE TUDO COM ANTECEDÊNCIA. 

Se o que você quer com o seu planejamento financeiro é aumentar os lucros, diminuir os custos e obter os melhores resultados, nada melhor do que começar cedo. Por isso, o quanto antes você pensar no objetivo do evento, definir sua persona, suas prioridades, estabelecer os custos fixos e variáveis, encontrar bons patrocinadores, melhor será o seu resultado. 

E aí, gostou do conteúdo?

Esperamos que esse conteúdo tenha ajudado você a compreender os fatores que envolvem uma boa gestão financeira. 

Caso tenha alguma dúvida, entre em contato conosco. Será um prazer atendê-lo! 

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